在企业管理中，人事档案与劳动合同的管理一直是HR部门的重要工作。传统的纸质档案不仅占用物理空间，容易损坏或遗失，还存在查阅不便、管理成本高等问题。随着数字化转型的加速，越来越多的企业开始采用人事管理软件实现人事档案电子化管理，尤其是人事合同管理的电子化已成为提升管理效率的关键举措。
 
汇通eHR系统作为一套成熟的人力资源管理解决方案，其“人事基础”模块为企业提供了全面、灵活且高效的人事信息管理平台。以下将介绍该模块的核心功能，并重点阐述如何通过该系统实现人事纸质档案与合同的电子化、安全性存储与管理。
 
一、汇通eHR人事基础模块核心功能
汇通eHR的“人事基础”是人力资源管理的基础核心，具备以下六大功能优势：
 
1、全面的员工信息集成
系统内置15个大类、144个子项的人事信息字段，涵盖员工的工作、培训、家庭、教育、健康、岗位、调薪等全方位信息，帮助企业构建完整的电子员工档案。
 
2、灵活自定义字段设计
若标准字段不满足企业需求，企业可根据自身需求灵活自定义字段，来适应不同行业和企业的个性化管理需求。
 
3、智能预警机制
支持合同到期、试用期转正、生日提醒等自动推送，避免遗漏重要人事事务。
 
4、外籍人员专项管理
针对外籍员工，系统可在附档管理内管理签证、工作许可等涉外信息，到期自动提醒，降低合规风险。
 
5、全流程人事异动管理
覆盖入职、离职、转岗、转正等异动流程，实现线上审批与记录归档。
 
6、纸质档案电子化存储
支持将纸质合同、登记表、证书等材料扫描为电子文件，并关联至员工档案，实现一键查询与调阅。
 
 
二、如何实现人事纸质档案/合同电子化与安全存储？
1. 纸质档案数字化录入
企业可通过扫描等方式，将纸质人事合同、档案表、资格证书等材料转化为电子档，直接上传至系统中，并与员工电子档案关联存储。
 
2. 分类管理与权限控制
系统支持按员工、姓名、合同类型等标签对电子档案进行分类管理。同时，设置不同角色的查阅与操作权限，确保敏感信息仅限授权人员访问，保障数据安全。
 
3. 永久存储与多重备份
汇通eHR系统采用本地服务器存储方案，支持自动备份机制，确保电子档案不丢失。历史版本可追溯，满足企业长期存档与合规要求。
 
4. 快速检索与高效调阅
告别翻箱倒柜的繁琐操作，通过员工编号、日期、合同类型等条件快速检索合同与档案，大幅提升HR日常工作效率。
 
 
三、为什么选择汇通eHR？
汇通eHR系统不仅是一款人事管理软件，更是一套融入多年行业实践的综合解决方案。其在实现人事合同管理与人事档案电子化管理方面表现出色，尤其擅长：将碎片化的人事信息整合为结构化数据；通过流程驱动规范人事异动操作；实现纸质与电子档案的统一管理；提供高安全性、高可用性的存储方案；这些功能使得企业能够在降低管理成本的同时，提升人力资源数据的准确性与可用性，为管理者提供决策支持。
 
人事档案与合同电子化管理不仅是技术升级，更是企业管理模式的革新。通过汇通eHR系统，企业可轻松实现纸质档案的数字化转换、安全存储与高效利用，构建合规、可靠、智能的人事管理体系。如果您正在寻找一套能提升效率、保障安全、支持长期发展的人事管理软件，不妨体验汇通eHR系统——让每一份合同的管理，都变得简单、精准、省心。